Platforma Fundequate, Sygnaliści
Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń – wyjaśnienie kluczowych pojęć dotyczących ochrony sygnalistów
Choć prace nad ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa wciąż trwają, już teraz warto przybliżyć znaczenie kluczowych pojęć, z którymi podmioty docelowo objęte nowymi regulacjami będą musiały się zmierzyć w praktyce. Warto pamiętać, że jednym z najważniejszych obowiązków wynikających z projektowanych regulacji będzie konieczność wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń (zgłaszanie nieprawidłowości). By zrealizować ten obowiązek w firmie poprawnie, niezbędne jest ustalenie czym jest informacja o naruszeniu prawa, a także czym są działania następcze i odwetowe. Wyjaśnieniu tych pojęć związanych z ochroną sygnalistów poświęcony jest ten artykuł.
Informacja o naruszeniu prawa (ochrona sygnalistów)
Zgodnie z projektem ustawy oraz dyrektywą o ochronie sygnalistów, za informację o naruszeniu prawa uznawać się będzie uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której zgłaszający (sygnalista) będzie pracował, pracuje lub pracował w przeszłości. Informacją o naruszeniu prawa będzie również uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał dotychczas kontakt w kontekście związanym z pracą. Za informację o naruszeniu prawa uznawana będzie również informacja dotycząca próby ukrycia naruszenia prawa.
Jak widać informacja o naruszeniu prawa jest pojęciem bardzo szerokim. Obejmuje ona swoim znaczeniem zarówno komunikaty dotyczące rzeczywistego, jak również potencjalnego naruszenia prawa.
Istotne jest także, że informacja o naruszeniu prawa może dotyczyć zdarzenia, co do którego istniało będzie ryzyko, jego wystąpienia w przyszłości.
Informacja zwrotna dla Sygnalisty
Dokonanie zgłoszenia naruszenia prawa wiązać się będzie z koniecznością przekazania przez podmiot przyjmujący zgłoszenie informacji zwrotnej np. z użyciem systemu zarządzania skargami czy aplikacji dla sygnalistów.
Przekazanie informacji zwrotnej oznaczać będzie w praktyce konieczność poinformowania zgłaszającego o planowanych lub dokonanych działaniach następczych oraz powodach ich podjęcia. Informacja zwrotna będzie musiała zostać przekazana w określonym terminie, który co do zasady wynosił będzie 3 miesiące od dnia przekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
Działanie następcze
Czynności podejmowane w celu weryfikacji zgłoszenia a także działania podejmowane w celu zapobieżenia jego wystąpieniu ustawodawca określił zbiorczym terminem działań następczych. Zgodnie z projektem nowych regulacji pod pojęciem tym kryją się działania podejmowane przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. W działaniach następczych zawierać się będą między innymi takie aktywności jak prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych.
Działanie odwetowe
Oprócz działań następczych, projektowane przepisy wyróżniają również zbiorczą kategorię określaną mianem działań odwetowych. W rozumieniu nowych regulacji pod pojęciem tym kryją się bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania w kontekście związanym z pracą, spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, naruszające lub mogące naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządzające lub mogące wyrządzić nieuzasadnioną szkodę zgłaszającemu. Za przejaw działań odwetowych uznano między innymi niezasadnie wszczynanie postępowań przeciwko zgłaszającemu.
Podsumowanie
Informacja o naruszeniu prawa, działania następcze, czy działania odwetowe to tylko kilka z przykładów specyficznych pojęć, którymi posłużono się w projektowanych przepisach o whistleblower. Warto zapoznać się z nimi. Z pewnością przyczyni się to do lepszego określenia ról w procesie dostosowania do nowych wymogów związanych z ochroną sygnalistów.
Platforma Fundequate oferuje bezpieczny, zgodny z przepisami system zgłoszeń dla sygnalistów.
