Ustawa o sygnalistach – o co chodzi?

Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, zwana też ustawą o sygnalistach, to akt, który ma na celu wdrożenie w Polsce dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r., określanej mianem dyrektywy whistleblowing.

Co to jest whistleblowing i kim jest sygnalista?

O tym, czym jest whistleblowing pisaliśmy już we wpisie „Whistleblowing — co to? Definicja, geneza, historia i przykłady”.

Przypominając jednak krótko: whistleblowing to proces raportowania o nieprawidłowościach oraz sytuacjach niezgodnych z prawem, które zgłasza whistleblower, czyli sygnalista. Sygnalistą najczęściej jest były lub obecny pracownik, choć może to być też inna osoba, która jest związana w jakiś sposób z podmiotem, którego dotyczy nieprawidłowość.

Jakie są najważniejsze założenia unijnej dyrektywy?

Głównym celem dyrektywy whistleblowing było i jest zapewnienie w całej Unii Europejskiej odpowiedniego poziomu ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. W dyrektywie szczególny nacisk położono więc na zasady i procedury, które dotyczą ochrony sygnalistów, a także szeroko pojętego interesu publicznego. Procedury te wdrożyć mają podmioty z sektora publicznego, instytucji finansowych oraz przedsiębiorstwa, które zatrudniają powyżej 50 pracowników.

 Do najważniejszych obowiązków wynikających z dyrektywy sygnalistów należą przy tym:

1. Wybór odpowiednich osób lub wydziałów do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania reakcji na zgłoszenia;
2. Ochrona danych osobowych i przechowywanie danych związanych ze zgłoszeniami;
3. Odpowiedni, zdefiniowany czas reakcji na zgłoszenia;
4. Obowiązek przekazywania informacji dotyczących zgłoszeń odpowiednim organom państwowym.

Wdrożenie wciąż trwa, pomimo upływu terminu

Dyrektywa o ochronie sygnalistów to jedno. Aby jednak można było ją w szerokim zakresie stosować i egzekwować jej przestrzeganie, konieczne jest jej wdrożenie na poziomie krajowym. Pomimo że termin na to minął 17 grudnia 2021 r. Projekty ustaw powstają w Polsce(1).

19 czerwca 2024 r. prezydent podpisał ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Ustawa wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli 25 września 2024 r. 

Co zakłada projekt ustawy w Polsce?

Projekt ustawy o sygnalistach zakłada wdrożenie dyrektywy whistleblowing, która sama w sobie nie może być stosowana bezpośrednio. Celem więc jest wyznaczenie regulacji krajowych, które będą analogiczne do tych, które obowiązują lub obowiązywać będą w pozostałych państwach członkowskich UE. Zasadniczo polska ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa (podobnie jak ustawy z innych państw UE) ma być powtórzeniem założeń dyrektywy o sygnalistach. Względem pierwowzoru w polskim projekcie ustawy jest jednak także trochę różnic i uszczegółowień.

Szeroki krąg adresatów

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów wskazuje szeroki krąg podmiotów, do których zgłosić będzie można naruszenie. Oprócz podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób możliwe będzie także dokonanie zgłoszenia zewnętrznego do organów publicznych. Ustawodawca w projekcie ustawy bardzo szeroko zdefiniował przy tym organ publiczny, jako: „naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej z wyłączeniem Rzecznika Praw Obywatelskich, wójta, burmistrza, prezydenta, starostę, marszałka oraz regionalne izby obrachunkowe (2)”. Podmiotów, które będą musiały wdrożyć rozpatrywane rozwiązanie w Polsce, będzie więc bardzo dużo.

Zgłoszenia zewnętrzne w każdym przypadku zawsze możliwe do RPO

Jeżeli sygnalista, chcący zgłosić nieprawidłowość, będzie miał wątpliwość, do jakiego organu publicznego powinien złożyć zawiadomienie, zawsze będzie mógł zrobić to do Rzecznika Praw Obywatelskich. To ta instytucja została bowiem, w świetle projektu ustawy, wskazana jako podmiot domyślny.

Jeżeli więc jesteś przedsiębiorcą, zadbaj o to, aby pracownicy nieprawidłowości zgłaszali Ci w ramach zgłoszenia wewnętrznego. W tym celu możesz zapewnić im dostęp do platformy dla sygnalistów, takiej jak Incognitee.

Ustawa o sygnalistach — kiedy wchodzi w Polsce?

W Polsce ustawa o sygnalistach od 2021 r. była na etapie wdrożenia. 24 czerwca 2024 r. w Dziennik Ustaw opublikowano ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Prezydent odpisał ustawę 19 czerwca 2024 r.  Ustawa wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli 25 września 2024 r. Wyjątkiem są przepisy o zgłoszeniach zewnętrznych które wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Ustawa o sygnalistach — kogo dotyczy?

Ustawa o sygnalistach dotyczyć będzie szerokiego kręgu podmiotów. Oprócz przytoczonych już wyżej szeroko zdefiniowanych, organów publicznych, regulacje związane z ochroną sygnalistów, wprowadzić będą musiały również podmioty prawne zatrudniające co najmniej 50 osób – w tym także przedsiębiorstwa prywatne.

Próg 50 osób nie będzie miał natomiast zastosowania do podmiotów, które wykonują działalność w zakresie: usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu, jak również ochrony środowiska(7).

Ustawa o sygnalistach — jak możesz się przygotować?

Zaznaczyć należy jednak, że nawet przedsiębiorstwa, które nie mieszczą się w powyższych definicjach, mogą zostać beneficjentami rozwiązań związanych z ochroną sygnalistów. O zaletach whistleblowingu pisaliśmy już dokładnie w artykule: „Whistleblowing – co to? Definicja, geneza, historia i przykłady”.

Jak więc przygotować się do wejścia w życie ustawy o sygnalistach i jakie rozwiązania przyjąć, aby było to jednocześnie legalne i korzystne dla organizacji?

Przede wszystkim koniecznie należy wdrożyć regulacje wewnętrzne, określające zasady dokonywania zgłoszeń, potwierdzenia ich przyjęcia oraz podejmowania działań następczych. Wymagane jest także ustanowienie skutecznych mechanizmów i procesów, pozwalających na stosowanie tych regulacji w praktyce.

Jakie procedury dotyczące ustawy o sygnalistach należy wdrożyć?

Aby spełnić wszelkie wymagania związane z ustawą o sygnalistach, w pierwszej kolejności należy przygotować i wdrożyć procedurę wewnętrzną związaną z całym procesem zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. W projekcie ustawy whistleblowing procedura ta nazywana jest „procedurą zgłoszeń wewnętrznych (9)”, natomiast potocznie mówi się o niej „regulamin whistleblowing”.

Wprowadzenie procedury whistleblowing jest niezbędne do prawidłowego i legalnego działania w zgodzie z przepisami ustawy o sygnalistach.

Regulamin whistleblowing

Jak ustalić i wdrożyć regulamin whistleblowing?

Regulamin whistleblowing, zgodnie z projektem ustawy, ustala się po konsultacjach z:

1. Zakładowymi organizacjami związkowymi, działającymi przy danym podmiocie prawnym, albo
2. Przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu (10).

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych, a więc regulamin whistleblowing, po takich konsultacjach podaje się do wiadomości, w sposób przyjęty w organizacji, a następnie, po upływie 7 dni, wchodzi on w życie (11). O istnieniu procedury związanej z sygnalistami poinformować powinieneś także osoby, które dopiero ubiegają się o pracę w Twojej firmie (12).

Regulamin whistleblowing?

Zgodnie z projektowaną ustawą regulamin whistleblowing określać powinien:

1. Podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń;
2. Sposoby przekazywania zgłoszeń;
3. Wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, która bezstronnie przeanalizuje każde zgłoszenie i podejmie działania następcze;
4. Obowiązek terminowego potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
5. Obowiązek podjęcia działań następczych;
6. Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
7. System zachęt do korzystania z procedury whistleblowing i przygotowanej do tego platformy;
8. Przejrzyste i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Regulamin whistleblowing – i co dalej?

Po odpowiednim przygotowaniu regulaminu whistleblowing konieczne jest wdrożenie procedury sygnalistów w życie. Zadanie to dla wielu podmiotów może być trudne. Warto więc wspomóc się dostępnymi, również na polskim rynku, gotowymi i kompleksowymi rozwiązaniami, które proces usprawnią i wyeliminują ryzyko błędów.

Fundequate: platforma do zgłaszania naruszeń

Tego typu bezpieczny i zgodny z przepisami system zgłoszeń dla sygnalistów oferuje Fundequate i platforma Incognitee. Skorzystanie z profesjonalnego i gotowego rozwiązania w tym zakresie będzie nie tylko oszczędnością czasu i pieniędzy, ale także zwiększeniem efektywności całego procesu.

Platforma Incognitee zapewnia kompleksowe podejście to tematu whistleblowingu, a także anonimowość i ochronę, która jest przy tym wymagana. Ta aplikacja dla sygnalistów zapewni także szereg funkcji, pozwalających na wgląd w daną sprawę na każdym jej etapie oraz komunikację pomiędzy whistleblowerem a wyznaczoną osobą, prowadzącą sprawę.

Incognitee to jedyne słuszne i tak kompleksowe rozwiązanie sprawy whistleblowingu w organizacji.

Chcesz wprowadzić whistleblowing u siebie w firmie? Będziesz musiał to zrobić ze względu na ustawę o sygnalistach?

Jako system wybierz natomiast Fundequate i platformę Incognitee.