Whistleblowing – co to? Whistleblowing – definicja

Whistleblowing to proces raportowania o nieprawidłowościach oraz sytuacjach nielegalnych, niewłaściwych, niebezpiecznych i nieetycznych, występujących w organizacjach.

Whistleblowing polega więc na zgłoszeniu przez osobę związaną z daną instytucją, informacji o przestępstwie lub niezgodności, która w niej zaszła. Informację taką zgłosić może wewnętrznie, ale także na zewnątrz, do władz publicznych lub mediów. Pożądaną sytuacją w pierwszej kolejności zawsze powinno być przy tym raportowanie wewnętrzne. To ono w większości sytuacji pozwala bowiem na lepsze rozwiązanie zastanego problemu, bez wizerunkowego uszczerbku całej organizacji. Brak reakcji ze strony kierownictwa firmy oznaczać może jednak konieczność zgłoszenia zewnętrznego.

Celem whistleblowingu ma być ochrona interesów publicznych, a więc ogółu społeczeństwa. W szczególności natomiast ma być przy tym chroniony sygnalista, a także instytucja, w której wystąpiła nieprawidłowość. Sam whistleblowing prowadzić ma natomiast do likwidacji zachowań nieuprawnionych i unikanie ich w przyszłości.

Przy whistleblowingu bardzo ważne jest także dążenie do ochrony anonimowości i dobrego imienia whistleblowera, który zgłaszając nieprawidłowość, ryzykuje negatywnymi reakcjami otoczenia. Musi więc on mieć pewność, że udostępniając informację o nadużyciach, nie narazi się na negatywne konsekwencje z tym związane.

Whistleblower, czyli kto może zgłosić naruszenie? Whistleblower po polsku

Whistleblower w tłumaczeniu na polski to sygnalista. Kto to więc jest sygnalista i jaka jest definicja tego słowa? Sygnalista to osoba, która ma informacje o pewnych nieprawidłowościach lub sytuacjach nielegalnych, niewłaściwych, niebezpiecznych i nieetycznych, występujących w danej organizacji, które postanowiła ujawnić.

Kim jest sygnalista? Najczęściej pracownikiem firmy lub organizacji. Sygnalistą może być jednak każda inna osoba, mniej lub bardziej związana z podmiotem, którego dotyczy nieprawidłowość. Whistleblowerem może więc być także na przykład kandydat do pracy, były pracownik, partner biznesowy, urzędnik, klient, czy konsultant. Więcej w artykule: “Sygnalista: kto to?”

Whistleblowing na świecie Whistleblowing – słynne przykłady

Aby najlepiej zrozumieć czym jest whistleblowing i kim jest whistleblower, czyli sygnalista, a także, dlaczego nierozerwalnie powiązana powinna być z nim szczególna ochrona, warto wskazać najbardziej znane przykłady.

Należy przy tym zauważyć, że whistleblowing nie jest wcale zjawiskiem nowym. Pierwszym przypadkiem udokumentowanego whistleblowingu prawdopodobnie była sytuacja marynarzy z 1777 r., którzy zgłosili niewłaściwe zachowanie swojego przełożonego, komandora Eska Hopkinsa, który torturował brytyjskich jeńców wojennych. Hopkins początkowo został zwolniony, natomiast później wniósł sprawę o zniesławienie przeciwko 10 sygnalistom, w wyniku której 2 z nich trafiło do więzienia. Ostatecznie w odpowiedzi na tę sytuację oraz apel o pomoc, Kongres Kontynentalny uchwalił ustawę chroniącą zarówno tych, jak i wszystkich przyszłych, sygnalistów(1).

Najbardziej znanym sygnalistą w historii prawdopodobnie jest natomiast Edward Snowden. Jako pracownik CIA i zleceniobiorca zatrudniony przez firmy Dell i Booz Allen Hamilton, Snowden ujawnił kilkaset tysięcy poufnych dokumentów NSA (amerykańskiej wewnętrznej agencji wywiadowczej). Z dokumentów tych wynikało, że rozmowy Amerykanów i obywateli innych krajów (w tym również czołowych światowych polityków) są podsłuchiwane. Początkowo za to działanie przedstawiono mu zarzuty karne w kilku krajach, oskarżając przy tym o szpiegostwo i kradzież mienia państwowego. W 2015 roku Parlament Europejski zarzuty te nakazał jednak wycofać, wskazując, że przysługuje mu status osoby zgłaszającej naruszenia w dobrej wierze. Snowden został również nominowany do Pokojowej Nagrody Nobla(2).

Innym bardzo znanym sygnalistą jest Howard Wilkinson. Wilkinson, pracując w Danske Bank w Estonii w latach 2013-2014, ujawnił anonimowo proceder prania brudnych pieniędzy. W 2018 r. jego nazwisko zostało jednak ujawnione w jednej z estońskiej gazet bez jego zgody. Nie spotkało się  to natomiast z żadnymi konsekwencjami, gdyż w tamtym czasie nie obowiązywała jeszcze żadna europejska dyrektywa zabezpieczająca interesy sygnalistów. Ostatecznie jednak doszło do ujawnienia i udowodnienia oszustwa, za które konsekwencje poniósł Danske Bank(3).

Sprawa Howarda Wilkinsona była jedną z inspiracji dla powstałej w 2019 roku dyrektywy unijnej chroniącej sygnalistów.

Unijna dyrektywa whistleblowing Co zakłada dyrektywa whistleblowing?

Unijna dyrektywa 2019/1937 w sprawie ochrony whistleblowerów, czyli sygnalistów, zwana też dyrektywą whistleblowing weszła w życie 16 grudnia 2019 r. Co zakłada i jakie są jej cele?

Nadrzędnym celem „whistleblowing directive” jest szersze i sprawniejsze wykrywanie oraz zapobieganie nieprawidłowym postępowaniom i działaniom, które naruszają prawo. Środkiem do tego ma być zapewnienie skutecznych i bezpiecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, które pozwolą chronić sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami takich zgłoszeń. Ten ostatni cel sądząc już po samym tytule dyrektywy, wydaje się kluczowy.

Zgodnie z treścią rozpatrywanego aktu unijnego, ochrona whistleblowerów przybrać ma formę:

• Ochrony dotyczącej zgłoszeń nieprawidłowości związanych z prawem unijnym, w szerokim zakresie tematycznym (m.in. zgłoszenia działań mających na celu pranie pieniędzy, oszustw podatkowych, przestępstw związanych z zamówieniami publicznymi, bezpieczeństwem drogowym, ochroną środowiska, prawami konsumentów itp.), a fakultatywnie także w zakresie przepisów krajowych;
• Ochrony przed zwolnieniem, degradacją z zajmowanego stanowiska i innymi formami dyskryminacji;
• Ochrony rozciągającej się nie tylko na obecnych pracowników, ale także osoby ubiegające się o pracę, byłych pracowników, czy nawet dziennikarzy i inne osoby wspierające whistleblowera;
• Ochrony zgłoszeń nieprawidłowości zawiadomionych zarówno bezpośrednio do przedsiębiorstwa, jak i również do właściwej instytucji publicznej.

Rozpatrywana dyrektywa dotyczy przy tym instytucji sektora publicznego oraz gmin liczących co najmniej 10 000 mieszkańców, a także wszystkich przedsiębiorstw, które zatrudniają powyżej 50 pracowników. Infrastruktura umożliwiająca bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości ma więc w najbliższych latach stać się szeroko rozpowszechniona we wszystkich krajach Unii i to zarówno w sektorze publicznym, jak i przynajmniej częściowo, w sektorze prywatnym. Czytaj więcej.

Jakie obowiązki dyrektywa whistleblowing nakłada na przedsiębiorców?

Whistleblowing nie dotyczy tylko instytucji publicznych, ale także przedsiębiorców. Dyrektywa wprost wskazuje, że również oni będą musieli wdrożyć odpowiednie rozwiązania, umożliwiające skuteczne raportowanie działań nielegalnych i nieuczciwych. O czym więc powinni pamiętać i jakie dokładnie obowiązki dyrektywa whistleblowing na nich nakłada?

Wybór najwłaściwszych osób lub wydziałów do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań

Dyrektywa whistleblowing wskazuje na potrzebę wybrania najwłaściwszych osób do przyjmowania zgłoszeń związanych z tym procesem i podejmowania w stosunku do nich działań następczych. Jako przykłady takich osób z sektora prywatnego dyrektywa wskazuje:

• Dyrektora ds. zgodności z przepisami,
• Dyrektora ds. zasobów ludzkich,
• Dyrektora finansowego,
• Dyrektora ds. audytu,
• Członka zarządu.

Ochrona danych osobowych

Przedsiębiorcy przy wdrażaniu systemów whistleblowingowych pamiętać muszą o  ochronie danych osobowych, zarówno whistleblowerów, jak i osób oskarżonych o nieprawidłowości. Dane te muszą więc być przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, w tym przede wszystkim RODO.

Przechowywanie danych

Przedsiębiorca ma również obowiązek przechowywać w bezpiecznym miejscu wszelkie informacje związane ze zgłoszonymi nieprawidłowościami. Musi to robić w taki sposób, aby łatwo można było do nich dotrzeć i wykorzystać jako dowód.

Czas przetwarzania zgłoszenia

Zgodnie z artykułem 9 dyrektywy whistleblowing, przedsiębiorstwo ma siedem dni od dnia wpłynięcia zgłoszenia na potwierdzenie jego otrzymania. Whistleblower w rozsądnym terminie (nieprzekraczającym jednak trzech miesięcy) powinien zostać także poinformowany o podjętych i zaplanowanych działaniach następczych.

Firmy, które nie wdrożą rozwiązań związanych z whistleblowingiem liczyć będą musiały się ze stosownymi sankcjami. W szczególności dotyczyć będą one tych przedsiębiorstw, które utrudniają zgłaszanie nieprawidłowości oraz nie zachowują w tajemnicy tożsamości whistleblowera, bądź też podejmują w stosunku do niego jakiekolwiek działania odwetowe.

Pomimo że termin na wdrożenie unijnej dyrektywy whistleblowing upłynął 17 grudnia 2021 r., to wciąż w dwóch państwach członkowskich nie zostało  to wykonane. Państwami tymi są Polska i Estonia.

Whistleblowing po polsku, czyli o co chodzi z ustawą o sygnalistach?

Wydawać by się mogło, że systemy związane z whistleblowingiem i ich implementacja w naszym kraju to dopiero przyszłość – tak jednak nie jest. Bardzo długie opóźnienie we wdrożeniu dyrektywy, rodzi istotne ryzyko nałożenia na Polskę kar finansowych. Dlatego też, zgodnie z zapowiedziami rządu, należy spodziewać się, że nowe przepisy wejdą w życie w ciągu kilku najbliższych miesięcy. Również w Polsce istnieje bowiem odczuwalna potrzeba ochrony sygnalistów.

Mając to na uwadze, z whistleblowing już teraz warto się zaznajomić, aby odpowiednio przygotowywać się do wdrożenia nowych rozwiązań.

Temat szczególnie ważny powinien być dla przedsiębiorców. Zgodnie bowiem z projektowanymi regulacjami znaczna część z nich będzie zobowiązana do wdrożenia rozwiązań umożliwiających wewnętrzne zgłaszanie naruszeń w okresie dwóch miesięcy po wejściu w życie ustawy.

Ponieważ Polska wdrażać będzie rozpatrywane rozwiązania z opóźnieniem, wszystko wskazuje na to, że będzie to wymagało od polskich przedsiębiorców naprawdę ekspresowego tempa działania(5).

Procesem tym wcale nie trzeba się jednak przejmować. Po pierwsze dlatego, że istnieją platformy, takie jak platforma Incognitee, które zapewniają w pełni kompleksowe rozwiązania, gotowe do zaaplikowania w struktury każdej działalności. Po drugie natomiast dlatego, że ochrona sygnalistów whistleblowing niesie ze sobą szereg ogromnych i wymiernych korzyści, zarówno dla przedsiębiorstw, które procedurę tą wdrożą, jak i ich byłych, obecnych i przyszłych pracowników.

Whistleblowing – jakie niesie korzyści?

Whistleblowing stanowi klucz do przejrzystości i transparentności podmiotu, który rozwiązania z tym związane wdroży. Zapewnienie obecnym i przeszłym pracownikom oraz kandydatom na pracowników narzędzi pozwalających na raportowanie nieprawidłowości jest bowiem jasną oznaką tego, że jako przedsiębiorca działasz jawnie. Pokazać to może również, że troszczysz się o każdy aspekt i każdą jednostkę związaną z Twoją organizacją.

Narzędzia takie powodują także znaczne zmniejszenie negatywnych wzmianek o firmie w mediach. Pierwszą instancją, do której z problemem zapuka niezadowolona osoba, nie będzie już bowiem dziennikarz gazety czy portalu, a whistleblowingowy software udostępniony przez przedsiębiorstwo. Pozwolić to może zarządzać bieżącymi problemami, a także uniknąć wizerunkowego uszczerbku.

Pracownicy, którzy będą czuli zwiększenie swoich praw i ochrony, poprzez możliwość zgłaszania każdych nieprawidłowości i nadużyć przez kanał whistleblowing, będą mocniej związani z podmiotem, dla którego świadczą pracę oraz dużo lepiej zmotywowani. 

Whistleblowing – problemy i zagrożenia

Whistleblowing to oczywiście nie tylko same pozytywy, ale także mogące się pojawić problemy i zagrożenia.

Zagrożenia te zaistnieć mogą, szczególnie jeżeli nowych rozwiązań, związanych z raportowaniem nieprawidłowości, nie przemyślisz. Unikać należy więc aplikowania po omacku, bez żadnej wiedzy, doświadczenia, odpowiednich zasobów (zarówno kadrowych, jak i rzeczowych) i wsparcia (również zewnętrznego).

Zagrożeniem może być też traktowanie whistleblowingu, jako typowo jednorazowej czynności. Należy pamiętać bowiem, że procedura whistleblowing może w przyszłości wymagać zmian i dostosowywania się do zmieniających warunków. Nie są przecież wykluczone późniejsze zmiany w polskiej ustawie o sygnalistach, czy też powstanie innych aktów prawnych, które na przyjętą procedurę będą wpływać.

Procedura związana z whistleblowingiem musi być bowiem kompleksowa, a także przejrzysta dla wszystkich podmiotów z niej korzystających. Brak tej kompleksowości i przejrzystości zaowocować może brakiem pożądanych zgłoszeń lub zgłoszeniami nieprawidłowymi.

Tych ostatnich, a więc zgłoszeń nieprawidłowych oraz niepotrzebnych nie zawsze jednak w stu procentach będziesz w stanie wyeliminować. Ich minimalizacja będzie jednak możliwa poprzez odpowiednią edukację i szkolenia pracowników, związane z whistleblowingiem. Poprzez działania edukacyjne rozwiązać można także, występujący często przy whistleblowingu i wszelkich wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających problem, związany z obawą pracowników przed ostracyzmem.

Whistleblowing: system do zgłaszania naruszeń Fundequate

Czasu do ukonstytuowania się w Polsce wymogu powstania procedur związanych z ochroną sygnalistów jest coraz mniej. Mając na uwadze złożoność tego zagadnienia należy więc powiedzieć o platformie Incognitee od Fundequate. Jest to platforma, która kompleksowo pozwala zarządzać całym procesem. Jedno miejsce do zarządzania sprawami i monitorowania ich statusu, które jest w pełni zgodne z regulacjami prawnymi i które umożliwia dostęp do spraw także stronom trzecim (takim jak dostawcy, czy partnerzy biznesowi) to oszczędność czasu i pieniędzy, a także uniknięcie ryzyka błędów.

Dla whistleblowerów narzędzie to jest z kolei bardzo łatwe w obsłudze i przejrzyste, a także daje możliwość anonimowego zgłoszenia nieprawidłowości bez konieczności pełnej rejestracji.

Platforma Incognitee daje również opcję wglądu w status danej sprawy na każdym jej etapie oraz bezpiecznej komunikacji pomiędzy sygnalistą a osobą prowadzącą dochodzenie.

Jeżeli chcesz wdrożyć procedurę whistleblowing dobrze i kompleksowo postaw na sprawdzone rozwiązanie. Postaw na Incognitee.