Co to jest Whistleblowing – Dyrektywa UE o sygnalistach

Whistleblowing, co to?

Whistleblowing to potoczne określenie najczęściej anonimowego zgłoszenia naruszenia prawa, do którego doszło w organizacji, w której pracuje lub pracowała osoba zgłaszająca. Termin ten najczęściej kojarzony jest z informowaniem o naruszeniu przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy. Wraz z wejściem przepisów o ochronie sygnalistów zakres naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu w tym trybie będzie znacznie szerszy.

Sygnalista, kto to?

Mianem sygnalisty potocznie określa się osobę zgłaszającą naruszenia prawa, o którego zaistnieniu dowiedziała się w związku z wykonywaną przez siebie pracą. Zgłoszenia dokonywane przez sygnalistów częstokroć przyczyniają się do wykrycia, a niekiedy do zapobieżenia wystąpienia naruszeniom prawa. Okoliczność ta powoduje, że osobom takim należy przyznać odpowiedni poziom ochrony.

Dyrektywa o sygnalistach, o co chodzi?

Dyrektywa o sygnalistach (właściwie: „Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii”) to akt prawa europejskiego, którego celem jest poprawa egzekwowania prawa i polityk Unii w określonych dziedzinach, w których naruszenia mogą wyrządzić poważną szkodę dla interesu publicznego. 

Dyrektywa określa wspólne minimalne normy zapewniające odpowiedni poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, a także wprowadza wymóg przyjęcia przez państwa członkowskie przepisów prawa krajowego określających zasady przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń. Dyrektywa potocznie nazywana jest również dyrektywą whistleblowing, czy dyrektywą o sygnalistach.

Unijna dyrektywa whistleblowing – główne założenia

Unijna ustawa o sygnalistach, która została przyjęta w 2019 roku, wyróżnia się na tle innych przepisów dotyczących tematyki whistleblowing. Na tle światowym wyróżniają ją cechy wymienione poniżej: 

• Unijna dyrektywa whistleblowing określa minimalne standardy ochrony sygnalistów w całej Unii Europejskiej. Wcześniej podobne przepisy były kwestią uregulowaną na poziomie krajowym. Do tego jedynie w poszczególnych krajach. 
• Ustawa o sygnalistach zakłada szerszy zakres naruszeń. W tym nie tylko naruszenia prawa, ale także dla zdrowia, bezpieczeństwa i środowiska
• Przewiduje stworzenie kanałów zgłaszania naruszeń, w tym możliwość występowania bezpośrednio do organów publicznych. 
• Zakłada zapewnienie anonimowości sygnalistów. 
• Dyrektywa ustanawia sankcje dla osób lub organizacji, które będą karać sygnalistów za ich zgłoszenia lub naruszą ich prawa.

Dyrektywa wymaga od państw członkowskich Unii Europejskiej ustanowienia skutecznych mechanizmów ochrony sygnalistów oraz sankcji wobec pracodawców, którzy będą naruszali prawa sygnalistów. Wprowadzenie tej dyrektywy ma na celu poprawienie standardów etycznych w przedsiębiorstwach i instytucjach publicznych, a także zmniejszenie korupcji i nadużyć władzy. 

Od kiedy w Unii Europejskiej?

Dyrektywa o ochronie sygnalistów uchwalona została pod koniec 2019 r., zaś zawarte w niej regulacje nałożyły na państwa członkowskie obowiązek przyjęcia przepisów krajowych realizujących cele dyrektywy do grudnia 2021 r. Poznaj tło prawne Ustawy o Sygnalistach.

Od kiedy w Polsce?

Termin do wdrożenia krajowych przepisów regulujących zasady ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa upłynął w grudniu 2021 r. Od tego czasu ukazało się kilka projektów ustawy, przy czym żaden z nich nie przerodził się w obowiązujące prawo. Jednakże, projekt ustawy z dnia 26 lutego 2024 roku został przyjęty przez rząd 2 kwietnia 2024 roku, co wskazuje na dynamiczny postęp prac nad tym zagadnieniem. Zgodnie z założeniami autorów tego projektu, można oczekiwać, że nowe przepisy wejdą w życie jeszcze w bieżącym roku.

Kogo dotyczy dyrektywa whistleblowing?

Ściśle rzecz ujmując, dyrektywa adresowana jest do Państw Członkowskich, które zobligowane są do przyjęcia przepisów prawa krajowego poprzez ustanowienie wspólnych minimalnych norm zapewniających odpowiedni poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE. 

W znaczeniu szerokim dyrektywa adresowana jest do osób dokonujących zgłoszenia, pracujących w sektorze prywatnym lub publicznym, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, w tym co najmniej do:

1. osób posiadających status pracownika w rozumieniu art. 45 ust. 1 TFUE, w tym urzędników służby cywilnej;
2. osób posiadających status osób prowadzących działalność na własny rachunek w rozumieniu art. 49 TFUE;
3. akcjonariuszy lub wspólników oraz osób będących członkami organu administrującego, zarządzającego lub nadzorczego przedsiębiorstwa, w tym członków niewykonawczych, a także wolontariuszy i stażystów, bez względu na to czy otrzymują oni wynagrodzenie;
4. osób pracujących pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców.

Dyrektywa, a także krajowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa nie tylko określają krąg osób uprawnionych do zgłaszania naruszeń (tj. sygnalistów). Regulacja nakłada także obowiązki na podmioty prawa prywatnego i publicznego. Organizacje te będą musiały wdrożyć mechanizmy i procedury wewnętrzne, a także zapewnić ochronę sygnalistom.

Poznaj Wymogi dotyczące sygnalistów u Zarządzających ASI

Jaką ochronę sygnalistów zapewnia dyrektywa whistleblowing?

Dyrektywa w ramach środków ochrony przyznanych sygnalistom, wprowadza zakaz podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych lub gróźb ich podjęcia. Za zakazane działania odwetowe dyrektywa o sygnalistach uznaje zachowania podejmowane w szczególności w formach: 

1. zawieszenia, przymusowego urlopu bezpłatnego, zwolnienia lub równoważnych środków;
2. degradacji lub wstrzymania awansu;
3. przekazania obowiązków, zmiany miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, zmiany godzin pracy;
4. wstrzymania szkoleń;
5. negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy;
6. nałożenia lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary, w tym finansowej;
7. przymusu, zastraszania, mobbingu lub wykluczenia;
8. dyskryminacji, niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania;
9. nieprzekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji, gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;
10. nieprzedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na czas określony;
11. szkody, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych, lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;
12. umieszczenia na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży;
13. wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług;
14. odebrania licencji lub zezwolenia;
15. skierowania na badania psychiatryczne lub lekarskie. 

Poza zakazem stosowania działań odwetowych, dyrektywa wprowadza również środki wsparcia, do których należą między innymi:

1. bezpłatny i otwarty dla wszystkich dostęp do kompleksowych i obiektywnych informacji oraz porad na temat dostępnych procedur i środków ochrony prawnej. Informacje te mają na celu ochronę przed działaniami odwetowymi oraz uświadomienie / chronienie praw przysługujących osobie, której dotyczy zgłoszenie;
2. skuteczna pomoc ze strony właściwych organów obejmująca kontakty z odpowiednimi organami zaangażowanymi w ochronę przed działaniami odwetowymi. Jak również, jeśli przewidziane w prawie krajowym, uzyskanie zaświadczenia potwierdzającego kwalifikację do ochrony na mocy niniejszej dyrektywy; oraz
3. pomoc prawna w postępowaniach karnych i transgranicznych postępowaniach cywilnych zgodnie z dyrektywą (UE) 2016/1919 i dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/52/WE (48) oraz, zgodnie z prawem krajowym, pomoc prawna w dalszych postępowaniach, a także doradztwo prawne lub inna pomoc prawna.

Ponadto, w celu ochrony sygnalistów dyrektywa wymaga wdrożenia przez państwa członkowskie skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających sankcji karnych. Mają one być stosowane w szczególności wobec osób, które utrudniają lub usiłują utrudniać dokonywanie zgłoszeń oraz osób, które podejmują działania odwetowe.

Ochrona sygnalistów, dlaczego jest ważna?

Zapewnienie ochrony sygnalistom jest kluczowe z kilku powodów. Najważniejszym celem wprowadzenia regulacji zapewniających ochronę sygnalistom jest wyeliminowanie ryzyka odwetu. Równie ważna jest także potrzeba budowy zaufania, której celem jest zachęcanie osób, które mają wiedzę o naruszeniach, by je zgłaszały. Whistleblowing skłania także do wprowadzenia standardów etycznych i dobrych praktyk, co przyczynia się do pozytywnego wizerunku organizacji.

RODO, a ustawa o sygnalistach

Dokonywanie zgłoszenia naruszenia prawa, jak również jego późniejsze rozpatrzenie częstokroć wiązać się będzie z przetwarzaniem danych osobowych.

Dyrektywa o sygnalistach dopuszcza ograniczenie wykonywania niektórych praw do ochrony danych osobowych osób, których dotyczy zgłoszenie. Ograniczenie to może być stosowane jedynie w stosownych przypadkach i zakresie, który jest konieczny, np.: do zapobiegania próbom utrudniania, udaremniania lub spowalniania dokonywania zgłoszeń lub prowadzenia działań następczych. 

W szczególności dotyczy to postępowań wyjaśniających lub prób ustalenia tożsamości osób dokonujących zgłoszenia. Ograniczenie to ma zapewnić skuteczną ochronę sygnalistów przed odwetem ze strony pracodawców lub innych osób, które mogą być dotknięte skutkami zgłoszenia.

Jakie są najczęstsze raporty sygnalistów? / co najczęściej raportują sygnaliści?

Wśród kategorii naruszeń dyrektywa wymienia:

a) naruszenia dotyczące następujących dziedzin prawa:

1. 1. zamówienia publiczne;
   2. usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
   3. bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
   4. bezpieczeństwo transportu;
   5. ochrona środowiska;
   6. ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
   7. bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt;
   8. zdrowie publiczne;
   9. ochrona konsumentów;
   10. ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych;

b) naruszenia mające wpływ na interesy finansowe Unii, 

c) naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego

Rodzaje postępowania whistleblowing / kanały zgłaszania naruszeń

Jak już opisaliśmy Whistleblowing jest ważnym narzędziem walki z korupcją i nieetycznymi praktykami. Istnieją różne rodzaje postępowania whistleblowing, w tym wewnętrzne, zewnętrzne i publiczne postępowanie wyjaśniające. W zależności od sytuacji i okoliczności, sygnaliści mogą korzystać z różnych kanałów zgłaszania incydentów. 

Zrozumienie różnic między tymi rodzajami postępowania może pomóc whistleblowerom w wyborze najlepszej drogi do ujawnienia nieprawidłowości.

Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające

Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające prowadzone jest w ramach organizacji, z którą związany jest sygnalista. 

Zewnętrzne postępowanie wyjaśniające

Zewnętrzne postępowanie wyjaśniające to postępowanie prowadzone przez organ publiczny na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Publiczne postępowanie wyjaśniające

O publicznym postępowaniu wyjaśniającym można mówić w przypadku, w którym działania podejmowane są na skutek tzw. ujawnienia publicznego, czyli podania przez sygnalistę informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej. Ujawnienie publiczne może mieć miejsce i okazać się zasadne na przykład w sytuacji, w której zgłaszający będzie miał uzasadnione podejrzenie, że w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego narazi się na działania odwetowe.

Jak wybrać platformę do whistleblowingu?

Coraz większa liczba rozwiązań dostępnych na rynku sprawia, że wybór platformy do zgłaszania naruszeń wcale nie należy do łatwych. Analizując oferty różnych dostawców platrform whistleblowng, warto wziąć pod uwagę kilka czynników, spośród których najważniejsze to: 

• Bezpieczeństwo – ważne jest, żeby platforma posiadała odpowiedni poziom zabezpieczeń, który uniemożliwi wejście w posiadanie danych przez osoby postronne. W tym celu warto sprawdzić, czy dostawca platformy korzysta z na przykład z rozwiązań chmurowych, a jeśli tak to jakich. Dla bezpieczeństwa równie istotne jest, aby logowanie do platformy wymagało uwierzytelnienia. Dotyczy to zarówno samych zgłaszających, którym niektóre z platform umożliwiają uwierzytelnienie bez konieczności ujawniania ich tożsamości oraz osób rozpatrujących zgłoszenie. 
• Funkcjonalność – dokonując wyboru platformy warto zwrócić uwagę, jaki zakres usług ona oferuje.. Warto zwrócić uwagę na te z produktów, które poza umożliwieniem dokonania zgłoszenia, posiadają również funkcjonalności pozwalające na „poprowadzenie” sprawy do końca. 
• Możliwość dostosowania do własnych potrzeb – do podmiotów objętych obowiązkiem wdrożenia procedury wewnętrznej należą zarówno duże podmioty zatrudniające powyżej 250 pracowników, jak i małe przedsiębiorstwa, w których liczba pracowników  często nie przekracza kilkunastu. W zależności od tego, którą z kategorii podmiotów się reprezentuje, warto sprawdzić, czy proponowane rozwiązanie sprawdzi się w organizacji o określonym poziomie zatrudnienia. 
• Łatwość w obsłudze – wydawać by się mogło, że ten czynnik nie powinien odgrywać kluczowego znaczenia. Jednak nic bardziej mylnego. Mając na względzie fakt, że wczesne ujawnienie naruszenia prawa pozwala często ograniczyć rozmiar potencjalnych szkód majątkowych, warto zadbać o to, żeby obsługa systemu nie nastręczała zgłaszającemu nadmiernych trudności.

Fundequate – Platforma do Whistleblowingu

Incognitee to bezpieczna platforma do anonimowych zgłoszeń dla organizacji chcących spełnić wymogi unijnej dyrektywy Whistleblower. Dostępna już od 75 Euro miesięcznie.

Dla Przedsiębiorstwa  – do zarządzania procesem Whistleblowing:

• Separacja administracji platformy (rola Administratora) od obsługi zgłoszeń (rola Compliance Managera)
• Proces Whistleblower powiązany z polityką kadrową i onboardingiem pracowników
• Zgodność z przepisami prawa i regulacjami
• Umożliwienie osobie prowadzącej dochodzenie komunikacji z osobą zgłaszającą nieprawidłowości z zachowaniem zasad anonimowości
• Pełna kontrola nad dostępem oraz zakresem uprawnień osób zaangażowanych w obsługę zgłoszeń
• Jedna platforma do zarządzania wszystkimi zgłoszeniami i monitorowania ich statusu

Anonimowe i łatwe narzędzie dla Sygnalistów

• Brak konieczności rejestracji – wystarczy wirtualny token firmy
• Dostępna w trybie 24/7 i doskonale zabezpieczona
• Poufność i możliwość anonimowego zgłaszania spraw
• Możliwość wglądu w status sprawy i jej aktualizacja
• Bezpieczna komunikacja pomiędzy sygnalistą a osobą prowadzącą dochodzenie
• Kierownictwo firmy zaangażowane w wysłuchanie i rozwiązanie zgłoszonych problemów
• Zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO)
• Ochrona przed działaniami odwetowymi 
• Dwupoziomowe zabezpieczenie dostępu do sprawy dla sygnalisty
• Materiały szkoleniowe dla pracowników

Podsumowując główne założenia opracowane w ustawie o sygnalistach to m.in. zapewnienie ochrony sygnalistom przed odwetem ze strony pracodawców, zapewnienie anonimowości sygnalistów oraz wyznaczenie odpowiednich kanałów zgłaszania naruszeń. 

Nowe przepisy wymusiły na państwach członkowskich wdrożenie przepisów wewnętrznych. Zapisy ustawy wpłyną bezpośrednio na funkcjonowanie organizacji zarówno prywatnych, jak i państwowych. Aby spełnić wymogi nowych przepisów, dla wielu organizacji pomocne będą platformy do whistleblowing, takie jak np. Fundequate.

Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach?

Unijna dyrektywa nakłada na Państwa członkowskie obowiązek przygotowania krajowych ustaw regulujących ochronę sygnalistów, zakres i ścieżkę zgłoszeń naruszeń. Ustawa bezpośrednio wpłynie na przedsiębiorstwa, organizacje non-profit, instytucje finansowe, organizacje sektora publicznego oraz firmy audytorskie i doradcze. 

Kiedy ustawa o sygnalistach wchodzi w życie?

Termin wdrożenia dyrektywy o sygnalistach upłynął w grudniu 2021 roku. Jednak nadal trwają prace nad Polskim projektem ustawy, który zakłada jej wejście w życie w 2024 roku. Dalsze odwlekanie publikacji ustawy może skończyć się dla Polski karami finansowymi.