Sygnalista: kto to jest?

Kto to sygnalista? Sygnalista to osoba zgłaszająca naruszenie lub nieprawidłowość, które miało miejsce w firmie bądź innego rodzaju organizacji, z którą osoba ta jest związana. Najczęściej sygnalistą jest pracownik, ale może nim być także były pracownik, jak również kandydat do pracy, partner biznesowy, współpracownik, podwykonawca, urzędnik, klient oraz konsultant. Aby mówić o sygnaliście, musi po prostu istnieć pewnego rodzaju powiązanie z podmiotem, którego dotyczy dana nieprawidłowość lub naruszenie prawa.

Definicje legalne sygnalisty znajdziemy w uregulowaniach unijnych oraz wciąż powstającym projekcie polskiej ustawy o ochronie sygnalistów.

Kto to jest sygnalista na podstawie regulacji unijnych?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia w 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwana też dyrektywą whistleblowing, definiuje sygnalistę, a więc osobę dokonującą zgłoszenia, jako:

„Osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą”. (1)

Kto to jest sygnalista zgodnie z projektem polskiej ustawy o sygnalistach?

Polski projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, przez sygnalistę rozumie:

Osobę fizyczną, która „zgłasza lub ujawnia publicznie informację uzyskaną w kontekście związanym z pracą […]”.(2)

Jakie informacje może zgłaszać sygnalista?

Sygnalista może zgłosić naruszenie prawa Unii Europejskiej, a także przekroczenie przepisów krajowych.

Dyrektywa whistleblowing wymienia przy tym trzy zasadnicze grupy naruszeń unijnych regulacji, których zgłoszenie powinno zostać objęte szczególną ochroną.

Nieprawidłowości te dotyczą:

1. Naruszeń objętych zakresem stosowania aktów Unii w takich dziedzinach jak:

• • naruszenia wolności i praw człowieka i obywatela,   
  • korupcji,   
  • handlu ludźmi,   
  • prawa pracy;
  • zamówienia publiczne,
  • usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
  • bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami,
  • bezpieczeństwo transportu,
  • ochrona środowiska,
  • ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
  • bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt,
  • zdrowie publiczne,
  • ochrona konsumentów,
  • ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych.

2. Naruszeń, które mają wpływ na interesy finansowe UE;

3. Naruszeń dotyczących rynku wewnętrznego Unii. (3)

Na podobnie szeroki katalog zgłoszonych naruszeń, które objęte są ochroną, wskazuje projekt polskiej ustawy o ochronie sygnalistów. W artykule 3 ustępie 1 projektodawca mówi o możliwym do zgłoszenia działaniu lub zaniechaniu, które jest niezgodne z prawem i które korzysta z ochrony. Ma tym samym na myśli obejście prawa dotyczące:

• zamówień publicznych; 
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych. (4)

Jak jednak sygnalista powinien zgłaszać takie nieprawidłowości, jak wymienione powyżej, aby działać zgodnie z dyrektywą o sygnalistach oraz jakie warunki powinien mieć do tego celu zapewnione?

Procedury i mechanizmy zgłaszania zgodnie z dyrektywą UE o whistleblowingu?

Zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów, sygnalista powinien zgłosić zauważone naruszenie przepisów w sposób bezpieczny, a więc poprzez skutecznie przygotowany do tego kanał. Może to być kanał wewnątrz firmy, ale także kanał zewnętrzny (w formie organów ścigania), jak również kanał będący ujawnieniem publicznym (a więc zgłoszenie nieprawidłowości przy użyciu mediów).

Obowiązki sygnalisty

Regulacje związane z ochroną sygnalistów, oprócz szeregu przyznanych praw, nakładają na osoby zgłaszające naruszenia także pewne obowiązki.

Mowa tu o obowiązkach, które sygnalista musi spełnić, aby mógł być objęty ochroną. Co dokładnie musi zrobić?

1. W momencie dokonywania zgłoszenia posiadać uzasadnione podstawy o prawdziwości przedmiotu zgłoszenia;
2. Dokonać zgłoszenia we właściwy sposób, a więc w formie zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub w formie ujawnienia publicznego, zgodnie z funkcjonującymi regulacjami prawnymi. (5)

Sygnalista absolutnie nie może więc kłamać i wymyślać niemających pokrycia w rzeczywistości faktów na temat naruszeń oraz dokonywać zgłoszenia w sposób inny niż przewidziany przepisami.

Na sygnalistę, który zdecydowałby się na świadome zgłoszenie nieprawdziwych informacji, czekają natomiast sankcje.

Odpowiedzialność sygnalisty zgodnie z dyrektywą UE

Sygnaliści, jako osoby pracujące dla firm i organizacji, w których mają miejsce naruszenia prawa, są podmiotami, które niejednokrotnie jako pierwsze dowiadują się o nieuprawnionych działaniach. Można więc powiedzieć, że to oni, ujawniając takie naruszenia prawa, stoją na straży dobra społecznego oraz zapobiegania występowania tego typu zjawisk w przyszłości. Ich rola jest więc ogromna.

Stosowna powinna być więc także ich odpowiedzialność za dokonane zgłoszenie, aby móc przeciwdziałać nadużyciom oraz sygnalistom, którzy są nieuczciwi. Mówi o tym artykuł 23 ust. 2 dyrektywy o sygnalistach:

„Państwa członkowskie wprowadzają przepisy przewidujące skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje dla osób dokonujących zgłoszenia, wobec których ustalono, że świadomie dokonały zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji”. (6)

Polski projekt ustawy  o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa pisze w tym kontekście o prawie do odszkodowania osoby, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę. Odszkodowanie to wynosić ma co najmniej wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w dniu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.(7)

Powyższe przepisy pokazują, że na sygnalistach ciąży odpowiedzialność za dokonane przez siebie zgłoszenia. Odpowiedzialność ta słusznie powinna dotyczyć prawdziwości złożonego zawiadomienia. Nie powinna jednak wiązać się z negatywnymi skutkami zgłoszenia dokonanego w warunkach uzasadnionych podstaw o prawdziwości przedmiotu zgłoszenia. Część potencjalnych sygnalistów rezygnuje bowiem ze zgłaszania swoich podejrzeń i zastrzeżeń. Robi tak dlatego, że obawia się działań odwetowych, a więc różnego rodzaju nieprzyjemności, które mogą w stosunku do nich wystąpić przez sam fakt ujawnienia naruszeń. Szczególnie ważna w tym kontekście jest więc ochrona sygnalistów.

Ochrona sygnalistów w Polsce / Ustawa o sygnalistach 2024

Właśnie ze względu na konieczność ochrony sygnalistów powstała unijna dyrektywa whistleblowing.

Pomimo, że w Polsce dyrektywa o ochronie sygnalistów wciąż nie została jeszcze właściwie wdrożona, to trwają obecnie zaawansowane prace nad aktem prawnym, który dyrektywę tę zaimplementuje także do polskiego porządku prawnego.

O powstającym projekcie ustawy o ochronie sygnalistów pisaliśmy już w osobnym wpisie „Ustawa o sygnalistach w Polsce: kiedy wchodzi i kogo dotyczy?”. Dowiesz się z niego jakie są najważniejsze założenia tego projektu oraz kiedy można oczekiwać jego wejścia w życie.

Czy sygnalista może zgłaszać naruszenie poufności zgłoszenia/anonimowości zgłoszenia?

Zgodnie z artykułem 16 dyrektywy o ochronie sygnalistów: tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia nie może zostać ujawniona, bez wyraźnej zgody tej osoby, żadnej osobie, która nie jest upoważniona do przyjmowania zgłoszeń lub podejmowania w związku z nimi działań następczych.

Wyjątkiem od tej zasady jest ujawnienie tożsamości, które jest konieczne dla celów postępowań wyjaśniających lub sądowych dotyczących obrony osoby, której dotyczy zgłoszenie. (8)

Sygnalista więc z całą pewnością może zgłosić naruszenie poufności zgłoszenia, a także naruszenie anonimowości swojej osoby.

Jakie są korzyści płynące z roli sygnalisty?

Zgłaszanie naruszeń i nieprawidłowości zachodzących w organizacji, czy zakładzie pracy, rodzi liczne korzyści. Korzyści powstają z tego tytułu zarówno dla pracodawcy, pracowników, współpracowników, jak i całej organizacji, w tym także szeroko pojętego interesu publicznego. Również sygnalista, który zgłasza naruszenie prawa, ma z tego powodu liczne benefity, których nie sposób w całości wymienić ze względu na złożoność i różnorodność każdej, poszczególnej sytuacji. Na pewno trzeba jednak powiedzieć o „oczyszczeniu” organizacji lub miejsca pracy. Nikt nie chce pracować w miejscu, w którym dochodzi do łamania prawa. Takie środowisko jest nie tylko niesprzyjające codziennemu funkcjonowaniu, ale także długofalowemu rozwojowi oraz budowaniu relacji. Zgłaszanie nieprawidłowości może natomiast pozwolić na wyeliminowanie tego rodzaju patologii, a także zapobiegać ich powstawaniu w przyszłości. Sygnalista może mieć przy tym także poczucie działania w duchu sprawiedliwości i słuszności, który przy walce z naruszeniami prawa jest niezaprzeczalny.

Czy każda organizacja musi mieć sygnalistę?

Istnienie sygnalisty w danej organizacji jest oczywiście uzależnione od wystąpienia samych nieprawidłowości oraz nieprzestrzegania prawa.

Nie każda organizacja musi więc mieć sygnalistę, choć każda powinna mieć mechanizmy i procedury, które takiemu potencjalnemu sygnaliście, w razie potrzeby, pozwolą swobodnie działać.

Sygnalista w firmie

Infrastruktura pozwalająca zgłaszać nieprawidłowości zauważone w przedsiębiorstwie, zgodnie z dyrektywą whistleblowing, a także projektem polskiej ustawy sygnalistów, powinna być przygotowana przez wszystkie firmy, które zatrudniają minimum 50 pracowników,niezależnie od formy zatrudnienia.

Mimo takiego wymogu, będąc przedsiębiorcą prowadzącym mniejszą firmę, również warto pomyśleć o wprowadzeniu tego typu mechanizmów i procedur.

Niesie to bowiem dla firmy szereg korzyści, takich jak lepsze postrzeganie na rynku, budowanie transparentności, a także zmniejszenie negatywnych wzmianek o przedsiębiorstwie w mediach.

Brak przygotowanej infrastruktury dotyczącej ochrony sygnalistów w danym przedsiębiorstwie nie będzie bowiem oznaczał, że w takiej firmie nie znajdą się jakieś nieprawidłowości oraz osoby, które będą je chciały upublicznić, a więc właśnie sygnaliści. Nie mogąc zrobić tego bezpiecznie wewnątrz organizacji, osoby takie mogą spróbować wyjść z informacją poza struktury firmy, co dla całego podmiotu zrodzić może bardzo daleko idące, niepożądane skutki.

Więcej o korzyściach wdrożenia zasad whistleblowingu przeczytać możesz w artykule: „Whistleblowing – co to? Definicja, geneza, historia i przykłady”.

Sygnalista w urzędzie i gminie

Sygnalista może jednak wystąpić nie tylko w przedsiębiorstwie, ale także w każdej innej organizacji, w tym na przykład w urzędzie.

Każdy urząd natomiast, jako instytucja sektora publicznego, zgodnie z dyrektywą whistleblowing, będzie musiał wdrożyć rozwiązania mające na celu ochronę sygnalistów.

To samo tyczyć się będzie wszystkich gmin liczących co najmniej 10 000 mieszkańców.

Sygnaliści w szkole

Również szkoły, tak samo, jak uczelnie publiczne, jako instytucje sektora publicznego, już niedługo będą miały obowiązek zapewnić sygnalistom odpowiednią ochronę, poprzez wdrożenie procedur i mechanizmów, pozwalającym im na bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości.

Incognitee – aplikacja online dla sygnalistów

O tym, jak efektywnie wdrożyć system do whistleblowingu w organizacji, przeczytasz w specjalnie przygotowanym do tego celu wpisie.

Jeżeli na wdrożenie takiego systemu się zdecydujesz, polecamy skorzystanie z rozwiązania kompleksowego, sprawdzonego i bezpiecznego. Rozwiązaniem tym jest platforma Incognitee, która pozwoli Ci zwiększyć efektywność całego procesu związanego z wprowadzeniem metod chroniących sygnalistów, a także zaowocuje oszczędnością czasu i pieniędzy.

Aplikacja Incognitee to dla sygnalistów gwarancja anonimowości i pełnej ochrony, a także szereg funkcji, które pozwolą na wgląd w zgłoszoną sprawę na każdym jej etapie oraz komunikację z osobą, która sprawę prowadzi.

Platforma ta jest w pełni zgodna z wszystkimi regulacjami unijnymi dotyczącymi whistleblowingu, a dodatkowo jest doskonale zabezpieczona oraz dostępna w trybie 24/7.