Obowiązek wdrożenia procedury wewnętrznej Whistleblower

Podstawowym celem Dyrektywy było ukształtowanie wspólnych norm minimalnych zapewniających sygnalistom ochronę w jednolitym wymiarze na terenie wszystkich państw członkowskich. Sposobem, który miał służyć temu celowi było wprowadzenie nie tylko podstawowych norm gwarancyjnych, ale również określenie kanału komunikacji zapewniającego bezpieczeństwo osobom zgłaszającym naruszenia (opartego na procedurze wewnętrznej regulującej tryb dokonywania  zgłoszeń).

Dyrektywa uchwalona została w 2019 roku, jednak z uwagi na fakt, iż jest ona aktem prawa, który nie wiąże bezpośrednio, dla swojej skuteczności musi ona zostać inkorporowana do porządków prawnych wszystkich Państw Członkowskich. Datą graniczną dla tego procesu był 17 grudnia 2021 roku. Formalnie od tego dnia w każdym Państwie Członkowskim powinny obowiązywać jednolite standardy zapewniające sygnalistom minimalny poziom ochrony (dyrektywa o ochronie sygnalistów).

W przypadku Polski termin ten nie został zachowany, a prace mające na celu inkorporowanie Dyrektywy o ochronie sygnalistów do krajowego porządku prawnego wciąż trwają.

Opublikowany w styczniu 2024 r.  projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa pozwala przypuszczać, że jesteśmy na ostatniej prostej we wdrożeniu krajowych przepisów inkorporujących wymogi Dyrektywy. Jest to odpowiedni czas, żeby przyjrzeć się temu na jakie kategorie podmiotów wywrą wpływ nowe regulacje o ochronie sygnalistów.

Zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa wiązać się będzie z koniecznością zapewnienia im bezpiecznych kanałów komunikacji. W tym obszarze projekt ustawy nakłada obowiązki zarówno na podmioty z sektora publicznego, jak i uczestników obrotu gospodarczego z sektora prywatnego.

Podstawowym obowiązkiem ciążącym na podmiotach prywatnych będzie konieczność wdrożenia procedury wewnętrznej. Co do zasady wymogiem tym objęci zostaną uczestnicy obrotu, którzy zatrudniać będą co najmniej 50 osób. Minimalny poziom zatrudnienia nie będzie miał jednak zastosowania do podmiotów prowadzących działalność w newralgicznych branżach wymienionych w załącznikach do Dyrektywy. Oznacza to, że podmioty takie zobowiązane będą do wdrożenia wewnętrznego kanału komunikacji bez względu na liczbę zatrudnionych osób.

Okolicznością, na którą warto zwrócić uwagę, jest fakt, iż w świetle projektowanych regulacji, z uwagi na bardzo duże opóźnienie we wdrożeniu dyrektywy, jak również grożące Polsce z tego tytułu kary, zarówno podmioty z branż kwalifikowanych, jak i przedsiębiorcy zatrudniający pracowników w liczbie powyżej określonego progu, zobowiązani zostaną w tym samym czasie do dostosowania prowadzonej przez siebie działalności do nowych wymogów Whistleblower.

Skupiając się na branżach kwalifikowanych, tytułem przykładu warto wskazać, że do kategorii tej zaliczać się będą m.in. banki, instytucje płatnicze, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, ale też zarządzający alternatywnymi spółkami inwestycyjnymi (ZASI).

Odnosząc się wprost do zarządzających alternatywnymi spółkami inwestycyjnymi należy wskazać, że przepisami objęte zostaną zarówno podmioty prowadzące działalność na podstawie wpisu, jak i zezwolenia. W praktyce oznacza to, że wymogiem wdrożenia procedury wewnętrznej zapewniającej bezpieczny kanał komunikacji objęte zostaną między innymi małe spółki kwalifikowane jako ZASI, nawet jeśli nie zatrudniają one pracowników.

Prawodawca unijny dostrzegając fakt, iż nowymi wymogami objęte zostaną podmioty o różnej skali prowadzonej działalności, dopuścił możliwość outsourcingu procesu, co w wielu przypadkach z pewnością pozwoli na obniżenie kosztów dostosowania do nowych wymogów ochrony sygnalistów.

Opierając się na treści ostatniego projektu ustawy, warto wskazać, że zarządzający ASI będą mieli łącznie 2 miesiące na dostosowanie do nowych wymogów liczone od dnia opublikowania ustawy w Dzienniku Ustaw.

Platforma Fundequate oferuje bezpieczny, zgodny z przepisami system zgłoszeń dla sygnalistów.