Ustawa o sygnalistach — nowy obowiązek dla ASI (oraz instytucji płatniczych, finansowych i ubezpieczeniowych)

Czym jest ustawa o sygnalistach?

Ustawa o ochronie sygnalistów, zwana również ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, to akt, który do polskiego porządku prawnego wdrożyć ma przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. (a więc tak zwanej dyrektywy whistleblowing).

Głównym założeniem unijnej dyrektywy o sygnalistach, a za nią także polskiego projektu ustawy, jest przede wszystkim zapewnienie sygnalistom (a więc osobom zgłaszającym naruszenia prawa) pewnego, minimalnego standardu ochrony. Standard ten ma przy tym polegać nie tylko na zapewnieniu anonimowości i ochrony sygnalistów, ale także nakładać na określone podmioty obowiązek stworzenia jasnych i dostępnych kanałów zgłaszania naruszeń.

Chcesz dowiedzieć się więcej o szczegółowych założeniach dyrektywy o sygnalistach oraz polskiego projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa? Zapraszamy do lektury artykułów pt.: „Co to jest Whistleblowing – Dyrektywa UE o sygnalistach” oraz „Ustawa o sygnalistach w Polsce: kiedy wchodzi i kogo dotyczy?”.

Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach?

Ustawa o sygnalistach, gdy tylko wejdzie w życie, wymusi na szerokim kręgu podmiotów konieczność wdrożenia stosownych rozwiązań i regulacji.

Wśród instytucji obowiązanych znajdą się:

• Zarządzający Alternatywnymi Spółkami Inwestycyjnymi (zarówno ci prowadzący działalność na podstawie zezwolenia, jak i ci, którzy robią to na podstawie wpisu do rejestru),
• Instytucje płatnicze,
• Pośrednicy ubezpieczeniowi,
• Inne instytucje finansowe,
• Podmioty, które zatrudniają co najmniej 50 osób niezależnie od podstawy zatrudnienia,
• Powiaty i gminy liczące powyżej 10 000 mieszkańców.

Kiedy wejdzie w życie ustawa o sygnalistach? Whistleblowing w Polsce

Prace nad polską ustawą o sygnalistach trwają już od 2021 r. Pierwotny termin wdrożenia dyrektywy o ochronie sygnalistów wyznaczony został bowiem przez unijnego prawodawcę na grudzień 2021 r. 

 Jednakże, mimo upływu czasu, ustawa nadal jest w fazie przygotowań, co powoduje istotne opóźnienie w stosunku do harmonogramu ustalonego przez Unię Europejską. To opóźnienie stanowi poważne ryzyko dla Polski, gdyż naruszenie terminu wdrożenia dyrektywy o ochronie sygnalistów grozi wysokimi sankcjami finansowymi. 

Dodatkowe napięcie dodaje ostatnia decyzja Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, nakładająca na Polskę karę w wysokości 7 milionów euro za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów. 

Czas na ustanowienie odpowiednich regulacji na poziomie krajowym minął 17 grudnia 2021 r. Do chwili wejścia w życie nowych przepisów kara będzie rosła o 40 tys. euro dziennie.  

W obliczu tego wyroku, polski rząd musi podjąć szybkie działania.  Biorąc pod uwagę obecne tempo prac, przewiduje się, że przyjęcie ustawy przez Radę Ministrów nastąpi już w najbliższych miesiącach. 

Już teraz wiemy, że 02.04.2024 Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy mający na celu implementację unijnej dyrektywy dotyczącej ochrony sygnalistów. Przedmiotowa ustawa trafi teraz do Sejmu w celu kontynuacji procesu legislacyjnego. 

Jak dostosować się do przepisów o whistleblowingu?

Czasu na dostosowanie się do nowych przepisów nie ma więc zbyt wiele. Nowe rozwiązania mają wejść w życie już po trzech miesiącach od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw. Istotną zmianą, którą wykonać będą musiały podmioty obowiązane, jest zagwarantowanie osobom, które będą chciały zgłosić naruszenia prawa, stosownego kanału komunikacji.

Trzeba przy tym zaznaczyć, że rozwiązaniem tym nie mogą być już ani umieszczone w biurze skrzynki na anonimowe zgłoszenia, ani też założony do tego celu specjalny adres mailowy.

Obydwa rozwiązania są bowiem archaiczne i nie będą spełniać wymogów wynikających z ustawy o sygnalistach. Pierwszy sposób absolutnie nie przystaje już bowiem do obecnych realiów szeroko wykorzystywanej pracy zdalnej i hybrydowej, a dodatkowo związany jest z ryzykiem ujawnienia tożsamości zgłaszającego. Drugi natomiast do zachowania anonimowości sygnalisty wymaga podjęcia dodatkowych działań. Bazuje przy tym na wymianie informacji z wykorzystaniem zewnętrznych serwisów pocztowych, co z kolei rodzi istotne ryzyko wypływu danych poufnych, do których dostępu nie powinny mieć osoby nieuprawnione.

Co więc może być rozwiązaniem spełniającym wymogi dyrektywy sygnalistów i polskiej ustawy whistleblowing?

Najlepszym tego typu rozwiązaniem z pewnością jest specjalnie dostosowana do tych wymogów, dedykowana platforma, taka jak przygotowana przez nas platforma Incognitee.

Jak działa aplikacja dla sygnalistów? 

Aplikacja dla sygnalistów, taka jak Incognitee, spełnia wszystkie założenia i wymogi stojące za aktami o ochronie sygnalistów.

Pozwala więc w sposób bezpieczny i anonimowy zgłaszać naruszenia prawa, chroniąc przy tym nie tylko pracownika, ale także każdą inną osobę wykonującą czynności na rzecz danej instytucji obowiązanej oraz o czym również warto pamiętać: samą organizację.

Umożliwia także efektywne zarządzanie całym procesem, gwarantując poufność i wgląd w status sprawy tylko osobom, które są do tego uprawnione.

Jest także platformą idealną do bezpiecznej komunikacji pomiędzy sygnalistą a osobą prowadzącą postępowanie wyjaśniające. Dostępna jest przy tym 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, a w razie potrzeby może być udostępniona również osobom trzecim.

Jest oczywiście także zgodna z przepisami o ochronie danych osobowych oraz z uregulowaniami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. 

Jak wdrożyć aplikację dla sygnalistów?

Aby wdrożyć aplikację Incognitee, należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:: 

1. Zarejestruj się na platformie fundequate.com używając służbowego adresu e-mail. 
2. Po zalogowaniu dodaj nową firmę i wybierz opcję “Whistleblower” dla wybranej organizacji. 
3. Złóż wniosek o dołączenie do wybranej organizacji i poczekaj na weryfikację. 
4. Po aktywowaniu konta zaakceptuj standardową umowę. 
5. Skorzystaj z usługi Incognitee, rozwijając sekcję “Whistleblower” i udostępniając link i token sygnalistom w swojej organizacji.  
6. Wyznaczysz Compliance Officera, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie zgłoszeniami. 

Jak sygnalista może wnieść zgłoszenie naruszenia? 

1. Aby dokonać zgłoszenia sygnalista musi wejść w udostępniony  przez organizację link, oraz wprowadzić Token przypisany do tej organizacji. 
2. Uzupełnić kategorie, tytuł oraz opis zgłoszenia, dodając załączniki związane z naruszeniem. Sygnalista może również zdecydować, czy chce pozostać anonimowy. 
3. Zapamiętać lub zapisać indywidualny token sprawy po dokonaniu zgłoszenia. 
4. Monitorować status postępowania wyjaśniającego lub dokonywać sprostowań, wchodząc ponownie w link udostępniony przez organizację i wpisując indywidualny Token Firmy oraz indywidualny Token sprawy. 

Ile kosztuje aplikacja dla sygnalistów? 

Usługa Incognitee oferuję dwa pakiety cenowe: 

1. Pakiet Miesięczny Basic  za 75 EUR, jest najlepsza opcją aby zacząć. Obejmuję ona 1 bezpłatny, dzięki czemu można swobodnie testować naszą platformę.
2. Pakiet Roczny GOLD za 500 EURO zapewnia kompleksową ofertę spełniającą wymogi Dyrektywy. Korzystanie z usługi jest darmowe  do czasu wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów.

Kim jest Sygnalista?

Sygnalista niekoniecznie musi być pracownikiem firmy. To osoba zgłaszająca naruszenie lub nieprawidłowość, które miało miejsce w firmie bądź funduszu, z którą jest związana. Może nim być obecny, jak i były pracownik, jak również kandydat do pracy, partner biznesowy, współpracownik, podwykonawca, urzędnik, klient oraz konsultant.

Oprócz spełnienia obowiązku prawnego, procedura whistleblowingu to wartościowe i cenne źródło informacji, które może prowadzić do pozytywnych zmian wewnątrz organizacji. 

Przeczytaj więcej w artykule Sygnalista: kto to, jakie ma prawa i obowiązki? 

Konsekwencje niewprowadzenia

Sposób postępowania różnego typu podmiotów (w tym także zarządzających ASI) w obszarze dotyczącym przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) oraz finansowaniu terroryzmu, a także ochrony sygnalistów, powinien być uregulowany w odrębnej, wewnętrznej procedurze.

Brak jej wdrożenia (w tym także brak zagwarantowania rozwiązań pozwalających zarządzać procesem whistleblowingu) wiąże się z ryzykiem otrzymania sankcji administracyjnej, której górna granica wynosi aż 5 milionów euro.

PODSUMOWANIE

Zapewnienie odpowiedniej procedury whistleblowingu (a więc procedury związanej z sygnalistami) to wymóg, który już wkrótce będzie dotyczył szerokiego kręgu polskich podmiotów. Wśród nich są nie tylko instytucje finansowe, płatnicze czy pośrednicy ubezpieczeniowi, ale także zarządzający ASI oraz inne podmioty, które zatrudniają co najmniej 50 osób.

Mając przy tym na uwadze obecne tempo prac nad ustawą o ochronie sygnalistów w Polsce oraz sankcje, które grożą polskim władzom w związku z opóźnieniami wdrożenia regulacji unijnych, można oczekiwać, że przepisy wejdą w życie jeszcze w tym roku (a być może nawet przed wakacjami!).

W tym kontekście trzeba więc zauważyć, że czasu na przygotowanie i wdrożenie odpowiednich rozwiązań, spełniających wszystkie wymogi ochrony sygnalistów jest naprawdę niewiele. Konsekwencje oraz sankcje, które czekają na nieprzygotowanych, mogą być przy tym bardzo bolesne.

W związku z tym polecamy profesjonalne, gotowe i kompleksowe rozwiązanie, które będzie nie tylko oszczędnością czasu i pieniędzy, ale także zwiększeniem efektywności całego procesu whistleblowingu. Rozwiązaniem tym jest platforma Incognitee.

Incognitee to innowacyjne i kompleksowe rozwiązanie, które zapewnia bezpieczeństwo i anonimowość.   Korzyści wynikające z zastosowania aplikacji Incognitae to nie tylko większa ochrona prywatności, ale także uniknięcie kłopotów prawnych oraz wzrost zaufania klientów do firmy. Ponadto, aplikacja ta może też pomóc w zwiększeniu efektywności pracy, poprzez ułatwienie procesów bezpiecznej wymiany informacji.

Wszystkie powyższe informacje stanowią mocny argument dla każdej firmy, która chce zwiększyć swoje bezpieczeństwo i ochronić prywatność swoich klientów i pracowników. Dlatego też, aplikacja Incognitee powinna zainteresować każdego zarządzającego ASI, który dba o ochronę danych.

FAQ

Dlaczego ASI musi wprowadzić aplikacje dla sygnalistów?

Aplikacja dla sygnalistów (taka jak Incognitee) to jedyne kompleksowe rozwiązanie, które w stu procentach spełnia wymogi unijnej dyrektywy o whistleblowingu oraz polskiej ustawy o ochronie sygnalistów. Zapewnia przy tym ochronę wszystkim kategoriom sygnalistów – włącznie z inwestorami ASI. Dla podmiotów zobowiązanych do stosowania nowych przepisów (w tym zarządzających ASI) jest więc najlepszym sposobem na uniknięcie kar oraz szansą do uzyskania większej transparentności i ogólnego bezpieczeństwa. Aplikacja Incognitee dostępna jest w platformie Fundequate, czyli Zarządzający otrzymuje kompleksowe narzędzie do zarządzania funduszem VC.

Czy sygnalista może zgłosić naruszenie e-mailem, listownie lub osobiście?

Po wejściu w życie przepisów ustawy o sygnalistach tego typu archaiczne rozwiązania nie będą spełniać podstawowych krajowych oraz unijnych wymogów związanych z bezpieczeństwem i ochroną jednostek zgłaszających naruszenia prawa. Podmioty wciąż je stosujące narażać będą się więc na dotkliwe kary. Aby ich uniknąć – sięgnąć należy po nowoczesne i kompleksowe rozwiązania, takie jak: aplikacja dla sygnalistów Incognitee.

Kiedy ustawa o sygnalistach zacznie obowiązywać?

W Polsce procedura legislacyjna obejmuje kilka etapów, w tym pierwsze czytanie, debaty, ewentualne poprawki, drugie czytanie, a następnie głosowanie nad projektem. Cały ten proces może zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od złożoności projektu, stopnia kontrowersji oraz tempo prac parlamentarnych. Jednakże, biorąc pod uwagę postęp działań oraz aktualne tempo procedowania, należy się spodziewać, że ustawa wejdzie w życie lada chwila.

Skontaktuj się z nami

Wioleta Mlącka, Key account manager

wioleta.mlacka@genprox.com

Tel +48 691 057 706